Evaluasi Akhir Semester Manajemen Proyek Perangkat Lunak 2017

Manajemen Biaya

Studi Kelayakan SMA

Dokumen Studi Kelayakan Sistem Informasi Akademik SMAN 21 Jakarta

 

Proposal Penawaran Aplikasi Pengiriman Barang

Proposal Penawaran Pembuatan Aplikasi Pengiriman Barang untuk PT. Si Cepat Kilat

A. Latar Belakang
Di era bisnis online sekarang ini, jasa pengiriman barang merupakan sebuah elemen penting yang tidak bisa dilepaskan. Istilah-istilah semacam kurir paket hingga tracking resi juga pastinya sudah tidak asing di telinga kita yang sering melakukan jual beli secara online. Hanya dengan memasukkan nomor resi pengiriman, maka kita dapat mengetahui sampai di mana barang yang kita kirim atau kita terima sedang berada.

Belum tersedianya informasi lokasi keberadaan paket pengiriman yang sedang diproses secara real time di perusahaan jasa kirim paket ymembuat pengirim menjadi khawatir kaan paket kiriman yang sedang diproses. Berdasarkan fenomena tersebut, maka PT. Si Cepat Kilat membutuhkan suatu aplikasi yang diharapkan memberikan informasi yang akurat dan real time, sehingga menghilangkan kekhawatiran akan barang yang sedang dikirim.

Aplikasi Pengiriman Barang merupakan salah satu aplikasi perangkat lunak yang dikembangkan berbasis mobile dengan sisten operasi Android yang dapat memberikan informasi secara visual lokasi keberadaan paket kiriman. Aplikasi ini terbagi 2 sisi yaitu sisi kurir dan pengirim, dimana pengirim bisa melakukan cek pengiriman dan harga pengiriman, serta kurir bisa melakukan update posisi dan update pengiriman.

B. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan diterapkannya aplikasi ini untuk masyarakat adalah:

1. Pengguna bisa mengecek tarif biaya paket untuk pengiriman barang yang dipesan menggunakan jasa ekspedisi PT. Si Cepat Kilat
2. Pengguna bisa mengetahui letak keberadaan barang kiriman dengan cara memasukkan nomor resi 
3. Pengguna dapat menemukan lokasi agen PT. Si Cepat Kilat terdekat. 

C. Sasaran
Sasaran yang akan dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah :

1. Adanya layanan berbasis aplikasi android yang melayani orang yang menggunakan jasa layanan Kirim Barang 
2. Adanya sistem yang mempermudah pengecekan proses kirim barang 

D. Standar Teknis

• Merupakan Open Source Platform 

         Open source platform adalah suatu platform yang memiliki lisensi publik dimana pengembangnya biasanya merupakan suatu kelompok. Menggunakan ini memiliki keunggulan mudah untuk di update dan tidak membutuhkan spesifikasi hardware yang besar.

• Framework Webserver 

Menggunakan framework yang memiliki kemampuan untuk melakukan mapping configuration
E. Lingkup Kegiatan
Ruang lingkup pembuatan aplikasi tracking paket PT. Si Cepat Kilat harus dilaksanakan oleh Tim Pengembang yang terdiri atas enam tahapan sebagai berikut:

• Perancanaan dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan 
• Analisis dan Evaluasi terhadap Struktur dan Proses Bisnis 
• Perancangan Sistem 
• Pembanguna Sistem 
• Uji Coba Operasional 
• Penyusunan Laporan dan Dokumentasi Sistem 

F. Keluaran
Keluaran dari kegiatan pembuatan aplikasi ini adalah:
a. Aplikasi tracking paket milik PT. Si Cepat Kilat
b. Buku panduan pengoperasian aplikasi tracking paket

G. Identifikasi
Identifikasi permasalahan yang menjadi dasar perlu dibangunnya Aplikasi Pengiriman Barang ini adalah:

• Memudahkan user yang ingin mengetahui informasi barang/paketnya
• User bisa mengetahui lokasi paketnya secara real time

H. Penutup

Demikianlah proposal Aplikasi Pengiriman Barang

Project Charter

Project Name: Pembuatan Web Aplikasi Pengiriman Barang untuk Ekspedisi

Focus Area: Application

Product/Process: Application

Project Time : 6 March 2017 till 5 May 2017

Cost Estimation : Rp20.000.000

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organization Role
Dimas Sulistyo	Project Manager
Rudi Untung	Developer
PT. Si Cepat Kilat	Stakeholder

 

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	7/03/2017		Document created

1.    PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah membuat aplikasi pengiriman barang untuk PT. Si Cepat Kilat yang dapat menyediakan informasi dengan cepat, mudah, dan akurat. Selain itu, peralihan dari metode manual dalam setiap transaksinya akan dilakukan. Sehingga diharapkan juga terciptanya transaksi yang dapat diolah dengan mudah, aman, dan terhindar dari kesalahan pengiriman. Selain itu, sistem informasi akan mempermudah dalam pencatatan dokumen yang juga mempermudah pencarian data di dalam database. Jika waktu transaksi maupun penulisan dokumen berkurang karena kemudahan tadi, maka biaya yang digunakan sebagai pengeluaran operasional juga akan berkurang. Bisnis akan menjadi maksimal dengan keuntungan yang besar.

2.            PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

o   Project Goals (Tujuan)

o   Objective (Objektivitas)

o   Scope (Ruang Lingkup)

o   Assumptions (Asumsi)

o   Risks (Risiko)

o   Costs (Biaya)

o   Timeline (Alokasi Waktu)

o   Approach (Pendekatan yang Digunakan)

o   Organization (Struktur Organisasi)

3.            PROJECT OVERVIEW

Dalam melakukan bisnisnya, PT Si Cepat Kilat masih menggunakan sistem manual. Pencatatan transaksi barang maupun dokumen dilakukan dengan penggunaan tinta pena dan kertas. Akibatnya, dokumentasi yang dibuat menjadi sulit untuk digunakan kembali, apabila terjadi sesuatu kesalahan dalam pengiriman yang memungkinkan untuk melacak transaksi sebelumnya.. Selain itu, pencatatan transaksi yang masih manual memakan waktu yang cukup lama, karena berkas harus disimpan dengan rapi atau harus diberi tanda sebagai bukti transaksi hari tersebut. Seiring dengan perkembangan jaman, PT. Si Cepat Kilat membutuhkan sistem informasi yang bersifat terstruktur dan mudah digunakan. Sistem yang mudah digunakan disini, sistem tersebut mempermudah dalam proses transaksi barang maupun dokumen, proses pencarian atau pelacakan barang, dan penyimpanan informasi kepemilikan barang, serta karyawan.

4.            PROJECT SCOPE

1. Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan membuat aplikasi pengiriman paket dan dokumen	1. Melakukan interview kepada stakeholder
	2. Melakukan interview kepada operator
	3. Mengembangkan sistem informasi sesuai kebutuhan

1. Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan stakeholder	Project Manager , Stakeholder	Melakukakan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur-fitur mengenai profilling yang akan dibuat	Web Developer , Stakeholder	Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan	Web Designer, Stakerholder	Web Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang telah disepakati.
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)	Stakeholder, Tim proyek	Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
Estimasi usaha setiap work product tersebut	Project Manager	Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi  yang terdiri  atas  3 hingga 7 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
Testing aplikasi	Tester	Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat
Implementasi aplikasi web	Tim Proyek	Tim melakukan implementasi

1. Project Deliverables

Milestone		Deliverable
1.	Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai	Mendapatkan data dan infromasi mengenai proyek Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder Data operator PT. Si Cepat Kilat Data pengiriman paket dan dokumen Menentukan batasan proyek Menentukan estimasi kebutuhan dana awal Dokumentasi pertemuan Dokumen kebutuhan proyek
2.	Melakukan wawancara terhadap stakeholder lainnya (mahasiswa)	Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek Dokumen kebutuhan proyek Dokumentasi pertemuan Dokumentasi pengembangan aplikasi
3.	Pembuatan Sistem (prototyping)	Mendapatkan hasil website sementara (prototype) Layanan website sudah bekerja 80 persen Dokument pengembangan aplikasi (progress)
4.	Desain Interface	Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan Dokumen pengembangan aplikasi (final)
5.	Presentasi Prototype kepada stakeholder	Mendapatkan feedback dari stakeholder Informasi tentang kebutuhan minor Dokument kebutuhan proyek
6.	Presentasi produk akhir	Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder Sistem dapat berjalan dengan baik Produk telah diimplementasikan

1. Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi di dalam laboratorium e-bisnis. Selain itu pengolahan data dan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek. Adanya beberapa hal mengenai laboratorium e-bisnis yang tidak termasuk dalam ruang lingkup pengerjaan proyek profiling diataranya adalah berupa kode program dari tiap aplikasi yang dihasilkan oleh labooratorium e-bisnis.

1. Project Estimated Costs & Duration

 Project Estimated Duration:

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable(s) Included
			Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder	29/03/2016	Informasi mengenai proses pengiriman barang secara manual Informasi stakeholder yang terlibat Informasi proses pencatatan transaksi Informasi tentang dokumentasi atau penyimpanan laporan - laporan Informasi karyawan Dokumen kebutuhan	High
Analisa hasil interview	31/03/2016	Mendapatkan kebutuhan utama Dokumen kebutuhan (final)	High
Desain Sistem dan interface	08/04/2016	Prototype	High
Presentasi ke Stakeholder	16/04/2016	Feedback mengenai prototype	Medium
Hosting dan Domain aplikasi	18/04/2016	Melakuakan pembelian hosting dan domain untuk implementasi aplikasi web	Medium
Testing aplikasi	26/05/2016	Memperoleh dokumentasi testing aplikasi	High

 Project Estimated Costs:

No.	Kebutuhan	Jumlah	Harga Satuan	Total Biaya
1.	PC Server	2	Rp9.000.000,00	Rp18.000.000,00
2.	MySQL database	1	Rp2.000.000,00	Rp2.000.000,00
Total				Rp20.000.000,00

5.            PROJECT CONDITIONS

1.       Project Assumptions

o   Proyek ini di asumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan website mengenai satu focus, yaitu Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen PT Si Cepat Kilat

o   Proyek ini diasumsikan dapat membantu pemilik dan stakeholder PT Si Cepat Kilat untuk menyimpan record pengiriman

o   Proyek ini diasumsikan dapat membantu pelanggan dalam mengecek status paket

o   Proyek ini diasumsikan suatu website yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi pelanggan.

2.                   Project Issues

Priority Criteria

1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4−Closed issue.

No.	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatk an musibah	Low	Project Manager	Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
2	Listrik mati pada saat pengemban gan aplikasi web	High	Web Developer,Web Designer	Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.	Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak.
3	Data Hilang	High	Tim Proyek	Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga	Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisa dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.

1.      Project Risks

No.	Risk Area	Likelihood	RiskOwner	Project Impact-Mitigation Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit	High	Project Manager	Meeting dilakukan dengan mencari hari  yang  longgar  dan sebisa mungkin diadakan pertemuan setiap harinya walaupaun hanya sebentar. Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak dan waktu.
2	Informasi dari stakeholder utama kurang	Medium	Project Manager	Mencari stakeholder yang lainnya seperti operator dan pelanggan yang datang
3	Ruang Lingkup proyek melebar terlalu luas	High	Project Manajer	Melakukan inisiasi diawa mengenai batasa-batasan atau constrains yang terdapat dalam proyek
4	Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target	High	Stakeholder	Membuat schedule task pada setiap kegiatan  yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.
5	Kurangnya personil tim	Medium	Project Manager	Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan

1.       Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

o   Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.

o   Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

o   Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.

o   Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus untuk laboratorium e-bisnis.

6.            Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi web profiling.

7.            Project Team Organization Plans

Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
Project Manager	Dimas Sulistyo	o   Melakukan interview terhadap stakeholder proyek o   Melakukan pembagian tugas o   Control Project Team o   Bertanggung jawab atas berjalannya proyek o   Mengatur keuangan proyek o   Menyusun dokumentasi proyek atau sistem
Developer	Rudi Untung	Membuat desain interface Membuat tabel relasi database Melakukan pengembangan sistem informasi Melakukan testing prototype Melakukan final testing

8.            APPROVALS

Prepared by:

Glleen Allan M - 5114100171

Contoh Diagram HIPO (Hierarchy Input Process Output)

Contoh DFD (Data Flow Diagram)

Contoh SRS (Software Requirement Specification)

Contoh SDP (Software Development Plan)

Contoh SAD (Software Architecture Document)